Kan arbeidsgiveren lese e-posten din eller se hva du surfer på?

Reglene står i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. De gjelder jobb-e-posten din, men også filer på ditt personlige område i virksomhetens nettverk og på PC eller annet utstyr arbeidsgiveren har gitt deg til bruk i arbeidet. I tillegg gjelder personvernreglene og arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak.

Selv om e-postkontoen og PC-en tilhører arbeidsgiveren, har du altså et vern. Arbeidsgiveren kan ikke gå inn i e-posten din bare fordi den vil vite hva du driver med.

Når kan arbeidsgiveren åpne e-posten din?

Forskriften gir arbeidsgiveren rett til innsyn bare i to tilfeller:

1. Daglig drift: når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Et eksempel er at du er syk, og en kunde venter på svar som bare ligger i innboksen din.
2. Begrunnet mistanke: når det er begrunnet mistanke om at bruken din av e-post eller utstyr innebærer et grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Nysgjerrighet, en generell kontroll av alle ansatte eller en uenighet mellom deg og lederen er ikke nok.

Hvordan skal innsynet skje?

Forskriften har regler for fremgangsmåten. De er viktige fordi de gir deg mulighet til å passe på at bare det nødvendige blir åpnet:

• Varsel først: Du skal så langt det er mulig varsles og få mulighet til å uttale deg før arbeidsgiveren går inn.
• Rett til å være til stede: Du skal så langt det er mulig få være til stede, og du har rett til bistand fra tillitsvalgt eller en annen representant. Fristene må gi deg en reell mulighet til å bruke disse rettighetene.
• Beskjed etterpå: Har arbeidsgiveren gått inn uten å varsle deg først, skal du få skriftlig beskjed så snart innsynet er gjort. Beskjeden skal blant annet si hvilken metode som ble brukt, hvilke e-poster eller dokumenter som ble åpnet, og hva resultatet ble.
• Bare det nødvendige: Ifølge Datatilsynet skal arbeidsgiveren begrense seg til det som er nødvendig, for eksempel ved å søke etter relevante ord, og ikke åpne e-poster som ikke trengs.
• Dokumentasjon: Veilederen fra Datatilsynet og Arbeidstilsynet sier at innsynet bør dokumenteres, for eksempel i en protokoll.

Kan arbeidsgiveren se hva du surfer på?

Arbeidsgiveren har ikke rett til å overvåke hvordan du bruker PC, nett og annet elektronisk utstyr, med mindre formålet er å administrere virksomhetens datanettverk eller å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket. Logger som lages av sikkerhetshensyn, kan altså ikke brukes til å følge med på deg som person.

Arbeidsgiveren kan likevel sette rammer for bruken, for eksempel regler for privat bruk av jobb-PC eller sperring av enkelte nettsider. Bryter du tydelige regler du kjenner til, kan det få følger for arbeidsforholdet ditt.

Alle kontrolltiltak overfor ansatte må dessuten ha saklig grunn og ikke være en uforholdsmessig belastning (arbeidsmiljøloven § 9-1). Arbeidsgiveren skal så tidlig som mulig drøfte behov, utforming og gjennomføring av kontrolltiltak med de tillitsvalgte, og informere de ansatte før tiltaket settes i gang (§ 9-2).

Hva gjør du hvis du mener reglene er brutt?

Be arbeidsgiveren skriftlig om en forklaring: hvorfor det ble gjort innsyn, hvem som gjorde det, og hva som ble åpnet. Etter personvernreglene har du også rett til innsyn i hvilke personopplysninger arbeidsgiveren har om deg.

Få hjelp fra tillitsvalgt, verneombud eller fagforeningen. Du kan også klage til Datatilsynet, som fører tilsyn med personvernreglene og kan reagere mot virksomheter som bryter dem. Brukes opplysninger fra et ulovlig innsyn mot deg i en sak om oppsigelse eller avskjed, bør du få juridisk hjelp med en gang.

Har du selv oppdaget noe kritikkverdig på jobben, gjelder egne regler for hvordan du sier fra. Les om varsling på arbeidsplassen.

Dette bør du gjøre

• Les arbeidsgiverens regler for bruk av e-post, PC og nett, gjerne i personalhåndboken eller arbeidsavtalen.
• Hold private e-poster og filer unna jobbkontoen.
• Sett opp fraværsmelding og videresending når du er borte, så færre trenger å gå inn i innboksen din.
• Blir du varslet om innsyn: be om å være til stede, og ta med tillitsvalgt.
• Be om skriftlig forklaring hvis du oppdager at noen har vært inne uten varsel.
• Rydd bort private e-poster før du slutter.